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被主管說報告沒重點?日本溝通大師3要訣教你提升表達「摘要力」,拒當職場透明人、讓每個人都聽你說!

Bella儂儂

在職場上,無論是要表達己見、對主管企劃提案、對合作夥伴簡報、提供客戶服務...都會希望自己能在短時間內用話術抓住對方的心對吧?你是不是也常被主管說報告沒重點、看完電影卻講不出看點?在《摘要力:刪掉9成重點,比別人強10倍的表達力》中日本溝通大師-山口拓朗便以自己25年的人物採訪經驗,提供我們一種思維去整理自己想說的話、進而提升表達「摘要力」,讓你今後在職場上、生活中溝通都能更無往不利!

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  1. 1.不擅表達而被認為「工作能力差」

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不管是滔滔不絕卻沒有重點,或是說得不夠以為別人都懂,在職場上溝通對象都很容易因為這種無效溝通,而認定對方「說話未統整=沒有做好內容摘要(=沒有去理解、整理自己所說的事物)」,讓你開口的第一印象就被大扣分,會感覺這個人對自己說的內容沒把握、工作能力差,然而很遺憾的是,這種印象是無法被輕易翻轉的。

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  1. 2.掌握摘要力成為升官關鍵

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相反來說,能從龐大的資訊中挑出重點部分傳達給他人,表達時會刪除九成的內容,留下一成真正重要的部分內化與輸出,對方也會在無形中感到你對自己要表達的東西有自信、有掌握,使人感到信賴與安心。想把資訊告訴這個人、找這個人討論問題等,不管是工作、人或資訊,總會慢慢聚集到摘要力強的人身邊,因為這種人看起來比較「精明」,甚至成為升官、加薪的關鍵,假設你是接收資訊的一方,應該也會比較喜歡得到整理妥當的資訊吧!
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  1. 3.三要訣提升摘要力

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在資訊量龐雜的現代社會,在接受到訊息後,我們一定要過濾資訊來源,針對問題先收集「掌握自己最想說的資訊」、選出要說的內容將包含哪些重點;接著整理「按照優先順序排序」,與主題無關、重要性較低的就不一定要說,最後才是表達,這樣就可以「清楚知道自己應該說哪些話」、找出說話的重點。

  

  1. 4.善用「數字」與「確切名詞」關鍵字

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這邊我們引用作者在書中舉出增加「具體性關鍵字」讓表達更清楚的實例:

(A)「課長,明天的人數會稍微少一點,時間上該怎麼安排?」

(B)「課長,明天的業務強化會議將有兩名同仁缺席,總計五名員工參加。我們把時間訂在十一點到十一點半可以嗎?」

  

相信你也覺得(B)對比(A)明顯比較好理解,這是因為很多人容易誤以為「我知道的事對方一定都知道」,但是為了能有效溝通,我們必須「稍微低估對方能力」、積極補充可能沒說清楚的部分,無論你的摘要再怎麼精確,對方如果不能理解就沒有任何意義了,透過適當地使用數字與確切名詞輔助重點,才能做出剛剛好的表達內容,讓對方不會一頭霧水、對話能夠繼續下去。

  

5. 把摘要當成「遺言」來說!

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摘要力的核心即是要將內容以「臨死前最想說的話」表達出來,徹底清楚現在的瞬間你最想告訴對方什麼話,就是做到「摘要」。書中除了提供概念之外,更有舉出多種實例讓大家同步練習,雖然礙於篇幅就不一一舉例。在這個超資訊化的社會,避免讓大腦變得亂糟糟或是整段談話充滿贅字,就必須從現在開始訓練自己的「摘要力」,如果你想更了解細節,推薦你閱讀《摘要力:刪掉九成重點,比別人強10倍的表達力》,相信你不僅會獲益良多,也能漸漸變成一個工作能力強的人!

  

【資料來源】

書名:《摘要力:刪掉9成重點,比別人強10倍的表達力》

作者:山口拓朗
出版社:商周出版

  

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